Back office
Elimina el trabajo rutinario que se interpone entre tu gente y su verdadero trabajo.
Operaciones e IA interna construye los sistemas entre bastidores: asistentes internos de conocimiento, procesamiento de documentos y datos, reporting, orquestación de workflows, procesos repetitivos de back-office y el tejido conectivo que reduce los handoffs entre personas y herramientas.
Inicia un proyectoFunciona mejor cuando una persona capaz carga con trabajo repetible que nunca se ha escrito como proceso.
En una frase
Operaciones e IA interna es un engagement en el que Theodoros Ampas construye sistemas de IA internos para el back office de una empresa: asistentes de conocimiento que responden desde los documentos de la empresa, pipelines de procesamiento de documentos y datos, reporting automatizado y orquestación de workflows que reduce los handoffs manuales, todo dentro de las herramientas y cuentas de la empresa.
Tu mejor gente está haciendo tu trabajo más repetible.
El responsable de operaciones sabe dónde está cada documento, qué hoja de cálculo es la real y cuál es la respuesta a la pregunta que todos hacen el lunes. Ese conocimiento vive en su cabeza y en su tarde.
Cada handoff entre una persona y una herramienta, o entre dos personas, es un lugar donde se pierde un detalle, no se actualiza un estado y alguien tiene que volver a preguntar.
La IA interna no sustituye a esa persona. Le da un sistema que responde la pregunta del lunes, procesa el informe del viernes y mueve el registro sin que ella sea el puente.
Qué se construye.
Conocimiento que responde
Asistentes internos sobre tus políticas, procedimientos, contratos e historial, mostrando fuentes, para que el equipo deje de preguntarle todo a una persona.
Documentos y datos que se procesan solos
Recepción, extracción, clasificación y validación de los documentos y registros que la empresa maneja a diario, con las excepciones enviadas a una persona.
Reporting y orquestación
Informes ensamblados desde los sistemas de registro según calendario, y workflows que mueven el trabajo entre herramientas sin que un humano lo copie y pegue.
De un handoff a un proceso en marcha.
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Semana 1
Elegir el handoff
Un proceso donde una persona capaz es el puente. Documentarlo tal como funciona de verdad, con tiempo por paso y dónde falla.
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Semanas 2 a 4
Construir el sistema
Asistente, pipeline u orquestación construida dentro de tus herramientas, con excepciones y aprobaciones enviadas a la persona adecuada.
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Semanas 5 a 6
Operar junto al equipo
El sistema maneja el volumen real mientras la persona que lo hacía revisa. Los casos límite se convierten en reglas o en excepciones documentadas.
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Después
Transferir
Runbook, monitorización, responsable con nombre. La persona que era el puente ahora dirige el sistema en lugar de serlo.
Interno no significa sin vigilancia.
- Acceso limitado a lo que cada asistente o pipeline necesita de verdad. Nada lee todo el disco porque era más fácil.
- Las respuestas llevan fuentes. Si el asistente no encuentra una, lo dice en lugar de adivinar.
- Las excepciones y los casos de baja confianza van a una persona, siempre.
- Cada documento procesado y cada cambio se registra y es reversible.
Con qué te vas.
- Un asistente interno que el equipo usa de verdad, respondiendo desde tus propios documentos.
- Pipelines de documentos y datos que manejan el volumen diario con las excepciones enviadas a personas.
- Informes que llegan según calendario desde los sistemas de registro.
- Horas semanales devueltas a las personas que eran el puente, medidas frente a la primera semana.
Es para ti si
- Una persona es el puente entre dos herramientas, o entre el equipo y la respuesta.
- El mismo informe, documento o actualización de estado se ensambla a mano cada semana.
- El conocimiento vive en la cabeza de la gente y se va con ella de vacaciones.
Preguntas que hacen los founders
¿A qué herramientas se puede conectar?
A cualquier cosa con API o exportación de archivos: Google Workspace, Microsoft 365, Notion, Slack, tu ERP, software de contabilidad y unidades compartidas. La fase de diseño lista exactamente qué se conecta y con qué permisos.
¿Están seguros nuestros datos internos?
El sistema funciona en tus cuentas con acceso limitado. Los límites de datos, incluido si algo sale de tu infraestructura hacia un proveedor de modelos, se deciden y documentan en el diseño.
¿Qué precisión tienen las respuestas?
Las respuestas se basan en tus documentos y muestran sus fuentes. Cuando el asistente no encuentra una fuente lo dice. Se construye un conjunto de evaluación con preguntas reales para que la precisión se mida, no se suponga.
¿Cuánto tarda?
Un primer sistema interno suele tardar de cuatro a seis semanas desde elegir el handoff hasta un proceso estable que el equipo opera.
Devuélvele al puente su tarde.
Dime a qué persona le pregunta todo el mundo y qué le preguntan. Ese suele ser el primer sistema.
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