Theodoros Ampas
Γράψου στο newsletter

Back office

Καθαρίστε τη δουλειά ρουτίνας που στέκεται ανάμεσα στους ανθρώπους σας και την πραγματική τους δουλειά.

Οι λειτουργίες & εσωτερικό AI χτίζουν τα συστήματα πίσω από τις κάμερες: εσωτερικοί βοηθοί γνώσης, επεξεργασία εγγράφων και δεδομένων, αναφορές, ενορχήστρωση ροών, επαναλαμβανόμενες διαδικασίες back-office, και ο συνδετικός ιστός που μειώνει τις παραδόσεις ανάμεσα σε ανθρώπους και εργαλεία.

Ξεκίνα μια συνεργασία

Ταιριάζει καλύτερα όταν ένας ικανός άνθρωπος κουβαλά επαναλαμβανόμενη δουλειά που ποτέ δεν καταγράφηκε ως διαδικασία.

Από Τελευταία ενημέρωση

Σε μία πρόταση

Οι Λειτουργίες & εσωτερικό AI είναι μια συνεργασία στην οποία ο Θεόδωρος Άμπας χτίζει εσωτερικά συστήματα AI για το back office μιας επιχείρησης: βοηθούς γνώσης που απαντούν από τα έγγραφα της εταιρείας, ροές επεξεργασίας εγγράφων και δεδομένων, αυτοματοποιημένες αναφορές και ενορχήστρωση ροών που μειώνει τις χειροκίνητες παραδόσεις, όλα μέσα στα εργαλεία και τους λογαριασμούς της επιχείρησης.

Οι καλύτεροι άνθρωποί σας κάνουν την πιο επαναλαμβανόμενη δουλειά σας.

Ο υπεύθυνος λειτουργιών ξέρει πού είναι κάθε έγγραφο, ποιο υπολογιστικό φύλλο είναι το σωστό, και ποια είναι η απάντηση στην ερώτηση που όλοι κάνουν τη Δευτέρα. Αυτή η γνώση ζει στο κεφάλι του και στο απόγευμά του.

Κάθε παράδοση ανάμεσα σε άνθρωπο και εργαλείο, ή ανάμεσα σε δύο ανθρώπους, είναι ένα σημείο όπου μια λεπτομέρεια χάνεται, μια κατάσταση δεν ενημερώνεται, και κάποιος πρέπει να ξαναρωτήσει.

Το εσωτερικό AI δεν αντικαθιστά αυτόν τον άνθρωπο. Του δίνει ένα σύστημα που απαντά την ερώτηση της Δευτέρας, επεξεργάζεται την αναφορά της Παρασκευής και μετακινεί την εγγραφή χωρίς να είναι εκείνος η γέφυρα.

Τι χτίζεται.

Γνώση που απαντά

Εσωτερικοί βοηθοί πάνω στις πολιτικές, τις διαδικασίες, τα συμβόλαια και το ιστορικό σας, με εμφανείς πηγές, ώστε η ομάδα να σταματήσει να ρωτά έναν άνθρωπο για όλα.

Έγγραφα και δεδομένα που επεξεργάζονται μόνα τους

Παραλαβή, εξαγωγή, ταξινόμηση και έλεγχος των εγγράφων και εγγραφών που διαχειρίζεται καθημερινά η επιχείρηση, με τις εξαιρέσεις να πηγαίνουν σε άνθρωπο.

Αναφορές και ενορχήστρωση

Αναφορές που συντάσσονται από τα βασικά συστήματα σε πρόγραμμα, και ροές που μετακινούν τη δουλειά ανάμεσα στα εργαλεία χωρίς κάποιος να την αντιγράφει.

Από μία παράδοση σε μια διαδικασία που τρέχει.

  1. Εβδομάδα 1

    Επιλογή της παράδοσης

    Μία διαδικασία όπου ένας ικανός άνθρωπος είναι η γέφυρα. Καταγραφή όπως πραγματικά τρέχει, με χρόνο ανά βήμα και πού αποτυγχάνει.

  2. Εβδομάδες 2 έως 4

    Κατασκευή του συστήματος

    Βοηθός, ροή ή ενορχήστρωση χτισμένη μέσα στα εργαλεία σας, με εξαιρέσεις και εγκρίσεις να δρομολογούνται στον σωστό άνθρωπο.

  3. Εβδομάδες 5 έως 6

    Λειτουργία δίπλα στην ομάδα

    Το σύστημα διαχειρίζεται τον πραγματικό όγκο ενώ ο άνθρωπος που το έκανε ελέγχει. Οι ειδικές περιπτώσεις γίνονται κανόνες ή τεκμηριωμένες εξαιρέσεις.

  4. Μετά

    Παράδοση

    Οδηγός λειτουργίας, παρακολούθηση, συγκεκριμένος υπεύθυνος. Ο άνθρωπος που ήταν η γέφυρα τώρα κατευθύνει το σύστημα αντί να είναι αυτός το σύστημα.

Εσωτερικό δεν σημαίνει αφύλακτο.

  • Πρόσβαση περιορισμένη σε ό,τι πραγματικά χρειάζεται κάθε βοηθός ή ροή. Τίποτα δεν διαβάζει ολόκληρο τον δίσκο επειδή ήταν ευκολότερο.
  • Οι απαντήσεις έχουν πηγές. Αν ο βοηθός δεν βρει πηγή, το λέει αντί να μαντεύει.
  • Εξαιρέσεις και περιπτώσεις χαμηλής βεβαιότητας πηγαίνουν σε άνθρωπο, πάντα.
  • Κάθε επεξεργασμένο έγγραφο και κάθε αλλαγή καταγράφεται και αναιρείται.

Με τι φεύγετε.

  • Έναν εσωτερικό βοηθό που η ομάδα πραγματικά χρησιμοποιεί, απαντώντας από τα δικά σας έγγραφα.
  • Ροές εγγράφων και δεδομένων που διαχειρίζονται τον καθημερινό όγκο με τις εξαιρέσεις να πηγαίνουν σε ανθρώπους.
  • Αναφορές που φτάνουν στην ώρα τους από τα βασικά συστήματα.
  • Ώρες την εβδομάδα που επιστρέφουν στους ανθρώπους που ήταν η γέφυρα, μετρημένες απέναντι στην πρώτη εβδομάδα.

Είναι για εσάς αν

  • Ένας άνθρωπος είναι η γέφυρα ανάμεσα σε δύο εργαλεία, ή ανάμεσα στην ομάδα και την απάντηση.
  • Η ίδια αναφορά, έγγραφο ή ενημέρωση κατάστασης συντάσσεται με το χέρι κάθε εβδομάδα.
  • Η γνώση ζει στα κεφάλια των ανθρώπων και φεύγει μαζί τους στις διακοπές.

Ερωτήσεις που κάνουν οι ιδρυτές

Με ποια εργαλεία συνδέεται;

Με οτιδήποτε έχει API ή εξαγωγή αρχείων: Google Workspace, Microsoft 365, Notion, Slack, το ERP σας, λογιστικό λογισμικό και κοινόχρηστους δίσκους. Η φάση σχεδιασμού καταγράφει ακριβώς τι συνδέεται και με ποια δικαιώματα.

Είναι ασφαλή τα εσωτερικά μας δεδομένα;

Το σύστημα τρέχει στους λογαριασμούς σας με περιορισμένη πρόσβαση. Τα όρια δεδομένων, όπως το αν κάτι φεύγει από την υποδομή σας για να φτάσει σε πάροχο μοντέλου, αποφασίζονται και τεκμηριώνονται στον σχεδιασμό.

Πόσο ακριβείς είναι οι απαντήσεις;

Οι απαντήσεις βασίζονται στα έγγραφά σας και δείχνουν τις πηγές τους. Όταν ο βοηθός δεν βρίσκει πηγή, το λέει. Ένα σετ αξιολόγησης χτίζεται από πραγματικές ερωτήσεις ώστε η ακρίβεια να μετριέται, όχι να υποτίθεται.

Πόσο διαρκεί;

Ένα πρώτο εσωτερικό σύστημα χρειάζεται συνήθως τέσσερις έως έξι εβδομάδες από την επιλογή της παράδοσης μέχρι μια σταθερή διαδικασία που τρέχει η ομάδα.

Δώστε στη γέφυρα πίσω το απόγευμά της.

Πείτε μου ποιον ρωτούν όλοι και τι τον ρωτούν. Συνήθως αυτό είναι το πρώτο σύστημα.

Ξεκίνα μια συνεργασία