Πώς θα επανασχεδίαζα τις εισπράξεις απαιτήσεων ως ροή εργασίας με AI

Άμεση απάντηση

Ένα σύστημα εισπράξεων εγγενούς τεχνητής νοημοσύνης είναι ένας ταξινομητής προτού γίνει αποστολέας. Η πρώτη του δουλειά είναι να αποφασίσει γιατί κάθε ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο είναι απλήρωτο (πραγματικά καθυστερημένο, μπλοκαρισμένο λόγω διαφωνίας, ποτέ δεν παραδόθηκε ή χρεώθηκε σε λάθος νομική οντότητα) και να δρομολογήσει τα μπλοκαρισμένα σε όποιον μπορεί να τα ξεμπλοκάρει. Μόνο οι ειλικρινά καθυστερημένοι κυνηγούνται.

Βασικά συμπεράσματα

• Το σημείο συμφόρησης στους εισπρακτέους λογαριασμούς δεν είναι ο ρυθμός υπενθύμισης. Είναι ότι το καθολικό καταγράφει ένα τιμολόγιο ως ανοιχτό χωρίς να καταγράφει το γιατί, οπότε κάθε απλήρωτο τιμολόγιο έχει την ίδια μεταχείριση.
• Το να κυνηγήσετε ένα μπλοκαρισμένο τιμολόγιο δεν το μετακινεί. Κινεί τη σχέση, σε λάθος κατεύθυνση.
• Η ημερομηνία λήξης είναι ένα προκύπτον γεγονός, όχι ένα πληκτρολογημένο πεδίο. Σύμφωνα με την Οδηγία 2011/7/ΕΕ, το τι οφείλει νομικά ένας πελάτης εξαρτάται από τους όρους της σύμβασης, την ημερομηνία παραλαβής και το αν ο οφειλέτης είναι δημόσια αρχή.
• Η διεκδίκηση νομικής απαίτησης (νόμιμος τόκος, παρακράτηση πίστωσης, παραπομπή σε νομικό) παραμένει ανθρώπινο. Το ίδιο ισχύει και για να αποφασίσετε ότι δεν αξίζει πλέον να χορηγήσετε πίστωση σε έναν επώνυμο πελάτη.

Ποιο πρόβλημα αναλαμβάνει πραγματικά αυτό το σύστημα;

Έχει μια ερώτηση: για κάθε ανοιχτό τιμολόγιο, ποιος είναι ο πραγματικός λόγος που δεν έχουν φτάσει τα χρήματα;

Αυτή η ερώτηση δεν απαντάται πουθενά στις περισσότερες στοίβες χρηματοδότησης. Το γενικό καθολικό κρατά το ποσό, τον πελάτη, την ημερομηνία τιμολογίου και την ημερομηνία λήξης. Η ανάλυση παλαιότητας απαιτήσεων τα ταξινομεί σε κουβάδες 30, 60 και 90 ημερών. Κανένα πεδίο δεν λέει εάν ο πελάτης αμφισβήτησε δύο γραμμές, δεν έλαβε ποτέ το PDF, περιμένει με ένα πιστωτικό σημείωμα που υποσχέθηκε ο εκπρόσωπος πωλήσεων τον Μάρτιο ή απλώς πληρώνει τα πάντα σε 75 ημέρες επειδή αυτό κάνουν.

Επομένως, ο λόγος βρίσκεται στο μυαλό ενός ατόμου ή σε ένα νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κανείς δεν έχει συνδεθεί με τον αριθμό του τιμολογίου. Όταν αυτό το άτομο βρίσκεται σε διακοπές, ο λόγος έχει φύγει και το τιμολόγιο λαμβάνει μια υπενθύμιση που δεν χρειαζόταν.

Αυτή δεν είναι μια βελτιστοποίηση με ρυθμούς. Η αποστολή της ίδιας υπενθύμισης σε καλύτερες στιγμές σε έναν πελάτη που έχει αποκλειστεί σε ένα πιστωτικό σημείωμα δημιουργεί έναν πελάτη που φιλτράρει τα email σας. Επίσης, δεν είναι προϊόν πιστοληπτικής αξιολόγησης και η διάκριση έχει σημασία νομικά, επανέρχομαι σε αυτό παρακάτω.

Η έκδοση του 2026 της Intrum’s European Payment Report, μια έρευνα σε 8.385 επιχειρήσεις σε 20 ευρωπαϊκές χώρες, αναφέρει ότι το χάσμα πληρωμών B2B, η απόσταση μεταξύ συμφωνημένων όρων και πραγματικής πληρωμής, διευρύνθηκε από 16 ημέρες το 2023, ενώ χρησιμοποίησε ορισμένες επαγγελματικές πληρωμές σε 20 ημέρες. 59 τοις εκατό έως 66 τοις εκατό. Η Intrum πουλά υπηρεσίες διαχείρισης πίστωσης, επομένως διαβάστε το πλαίσιο αναλόγως. Αλλά η κατεύθυνση αυτών των δύο γραμμών αξίζει να καθίσετε. Έφτασε πιο αυτοματοποιημένο κυνηγητό και το χάσμα μεγάλωσε. Αυτό δεν αποδεικνύει ότι τα εργαλεία αποτυγχάνουν. Σημαίνει ότι αυτό που αυτοματοποιούν μάλλον δεν είναι ο δεσμευτικός περιορισμός.

Η υπάρχουσα ροή εργασίας που θα χαρτογραφούσα πρώτα

Πριν σχεδιάσω οτιδήποτε, θα καθόμουν με όποιον τρέχει εισπράξεις σήμερα και θα έγραφα τη διαδρομή όπως συμβαίνει στην πραγματικότητα.

Συνήθως μοιάζει με αυτό. Το τιμολόγιο εκδίδεται από το λογιστικό σύστημα και αποστέλλεται μέσω email ως PDF σε μια διεύθυνση που κάποιος πληκτρολόγησε στο αρχείο πελατών πριν από τρία χρόνια. Τριάντα μέρες περνούν. Μια ανάλυση παλαιότητας απαιτήσεων εξάγεται σε υπολογιστικό φύλλο την πρώτη εργάσιμη ημέρα του μήνα. Κάποιος ταξινομεί με βάση τις καθυστερημένες ημέρες, διαλέγει τις πρώτες είκοσι και αρχίζει να γράφει. Οι μισές απαντήσεις δεν είναι πληρωμή: είναι ερωτήσεις. «Δεν το πήραμε ποτέ αυτό». “Η γραμμή 4 είναι λάθος.” “Στείλτε το σε πληρωτέους λογαριασμούς, όχι σε εμένα.” «Είναι υπό έγκριση». Αυτές οι απαντήσεις πηγαίνουν σε εισερχόμενα. Το υπολογιστικό φύλλο δεν γνωρίζει ότι συνέβησαν.

Δύο εβδομάδες αργότερα, η ίδια ανάλυση παλαιότητας απαιτήσεων εξάγεται ξανά και τα ίδια είκοσι τιμολόγια βρίσκονται ακόμα στην κορυφή.

Κοιτάξτε τις μεσαίες σειρές. Τα βήματα που σπάνε δεν είναι τα βήματα αποστολής. Είναι εκείνες όπου οι πληροφορίες αλλάζουν χέρια και παύουν να επισυνάπτονται στο τιμολόγιο.

Αυτό το μοτίβο είναι το ίδιο που περιέγραψα στο επανασχεδιασμός επεξεργασίας τιμολογίου από την πλευρά των πληρωτέων λογαριασμών. Και οι δύο πλευρές της ίδιας συναλλαγής εκτελούνται σε έγγραφα που φτάνουν μέσω email και επανασυνδέονται σε ένα σύστημα που στη συνέχεια διαφωνεί με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Γιατί οι εισπράξεις εξακολουθούν να είναι χειροκίνητες;

Το μεγαλύτερο μέρος της διαδρομής δεν είναι βλακεία και αξίζει να το καταλάβετε πριν προτείνετε τη διαγραφή της.

Η τιμολόγηση μέσω PDF υπάρχει επειδή δεν υπήρχε κοινό αναγνωριστικό μεταξύ των χρηματοοικονομικών συστημάτων δύο εταιρειών και για τα περισσότερα ζεύγη ΜΜΕ δεν υπάρχει ακόμα ένα. Η ανάλυση παλαιότητας απαιτήσεων είναι ένα στιγμιότυπο, επειδή τα λογιστικά βιβλία κατασκευάστηκαν για να απαντούν “ποιο είναι το υπόλοιπο” και όχι “τι συνέβη με αυτόν τον ισχυρισμό”. Οι διαφωνίες εγκαταλείπουν το σύστημα επειδή το άτομο που μπορεί να επιλύσει μια διαφωνία (ο διαχειριστής λογαριασμού, η αποθήκη, ο μηχανικός που έκανε την εργασία) δεν έχει είσοδο στο χρηματοοικονομικό σύστημα και δεν έχει κανένα λόγο να θέλει.

Το βήμα της κλιμάκωσης είναι πραγματικά κρίση και πρέπει να παραμείνει έτσι. Η απόφαση να θέσετε έναν πελάτη σε αναμονή πίστωσης είναι μια εμπορική απόφαση με συνέπειες που δεν κατέχει πλήρως η οικονομική ομάδα.

Πώς θα λειτουργούσε το σύστημα

Θα έφτιαχνα το σύστημα εισπράξεων ως μητρώο απαιτήσεων και όχι ως λίστα αλληλογραφίας. Κάθε ανοιχτό τιμολόγιο είναι ένα αντικείμενο με κατάσταση, ιδιοκτήτη, λόγο και επόμενο συμβάν. Η δουλειά του μοντέλου είναι να διατηρεί αυτή την κατάσταση σωστή, όχι να γράφει πειστικά email.

Ένα: εξάγετε την πραγματική ημερομηνία λήξης. Τραβήξτε τη σύμβαση ή τους συμφωνημένους όρους, την ημερομηνία τιμολογίου και την ημερομηνία παράδοσης ή παραλαβής και υπολογίστε τι πραγματικά οφείλετε και από πότε. Σύμφωνα με την οδηγία του 2011, τα τιμολόγια B2B πρέπει να εξοφλούνται εντός 60 ημερών το πολύ, εκτός εάν έχει συμφωνηθεί ρητά μεγαλύτερη περίοδος και δεν είναι πολύ άδικη για τον πιστωτή, οι δημόσιες αρχές έχουν γενικά 30 ημέρες και οι νόμιμοι τόκοι είναι τουλάχιστον 8 ποσοστιαίες μονάδες πάνω από το επιτόκιο αναφοράς της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας. Ένας πελάτης του δημόσιου τομέα και ένας ιδιωτικός με το ίδιο φύλλο όρων δεν έχουν την ίδια προθεσμία. Τα περισσότερα εργαλεία αντιμετωπίζουν την ημερομηνία λήξης ως ένα πληκτρολογημένο πεδίο, έτσι ένα σύστημα καταλήγει με βεβαιότητα να κάνει λάθος σχετικά με το ποιος έχει καθυστερήσει.

Δύο: ταξινομήστε γιατί κάθε τιμολόγιο είναι ανοιχτό. Αυτό είναι το μέρος που κερδίζει την κατασκευή. Διαβάστε το γραμματοκιβώτιο, τις αποδείξεις παράδοσης, τις πιστωτικά σημειώματα, τα ανοιχτά αιτήματα υποστήριξης και την τραπεζική ροή και αντιστοιχίστε σε κάθε ανοιχτό τιμολόγιο ένα από ένα μικρό σύνολο καταστάσεων: παραδόθηκε και απλά απλήρωτο, δεν παραδόθηκε ποτέ, αμφισβητήθηκε σε συγκεκριμένες γραμμές, αναμονή πιστωτικού σημειώματος, αναμονή εσωτερικής έγκρισης του πελάτη, έχει ήδη πληρωθεί αλλά δεν έχει εφαρμοστεί. Η χαμηλή βεβαιότητα είναι η δική της κατάσταση και παίρνει έναν άνθρωπο, όχι μια εικασία.

Τρία: διαδρομή και όχι καταδίωξη. Ένα αμφισβητούμενο τιμολόγιο πηγαίνει στο άτομο που μπορεί να επιλύσει τη διαφορά με συνημμένη προθεσμία, όχι στον πελάτη με υπενθύμιση. Ένα τιμολόγιο που δεν έχει παραδοθεί εκδίδεται ξανά σε μια επαληθευμένη διεύθυνση. Μια πληρωμή που δεν έχει εφαρμοστεί πηγαίνει σε αντιστοίχιση εισπράξεων. Μόνο ο κάδος “παραδοθείσα και απλά απλήρωτη” λαμβάνει μια υπενθύμιση και γράφει μια με βάση τα πραγματικά γεγονότα αυτού του τιμολογίου.

Τέσσερα: κλείστε τον βρόχο. Κάθε λύση επιστρέφει στην αξίωση (η αμφισβήτηση έκλεισε, εκδόθηκε πιστωτικό σημείωμα, εφαρμόστηκε πληρωμή) έτσι η κατάσταση είναι τρέχουσα στην επόμενη εκτέλεση χωρίς άλλη εξαγωγή υπολογιστικού φύλλου.

Ο μετρήσιμος ισχυρισμός δεν είναι οι «γρηγορότερες εισπράξεις». Είναι μια μείωση στις υπενθυμίσεις που αποστέλλονται σε τιμολόγια ότι μια υπενθύμιση δεν θα μπορούσε ποτέ να μετακινηθεί, και μια μείωση του χρόνου που μια διαφωνία λαμβάνει χώρα χωρίς ιδιοκτήτη. Αυτά είναι μετρήσιμα πριν και μετά. Έχω γράψει ξεχωριστά για το πώς να διακρίνω εάν μια ροή εργασίας AI λειτουργεί πραγματικά και οι εισπράξεις είναι ένας τομέας όπου η μέτρηση ματαιοδοξίας, τα μηνύματα που αποστέλλονται, είναι ιδιαίτερα εύκολο να μπερδευτεί ως πρόοδο.

Τι παραμένει υπό τον έλεγχο του ανθρώπου;

Το “Human in the loop” δεν είναι μια λειτουργία που ενεργοποιείτε για ένα ολόκληρο σύστημα. Είναι μια απόφαση που λαμβάνεται δράση με δράση, και στις εισπράξεις ακριβώς τρεις ενέργειες αποτυγχάνουν στο τεστ, για τρεις διαφορετικούς λόγους. Έχω ορίσει τη γενική έκδοση αυτής της δοκιμής στο όπου ο άνθρωπος-in-the-loop ανήκει στην πραγματικότητα σε μια ροή εργασίας AI. εδώ είναι πώς προσγειώνεται σε ένα βιβλίο εισπρακτέων.

Διεκδίκηση νομικής αξίωσης. Η χρέωση νόμιμου τόκου, η έκδοση επίσημης ειδοποίησης αθέτησης υποχρέωσης ή η παραπομπή λογαριασμού σε νομικό σύμβουλο είναι ισχυρισμοί με νομική ισχύ. Το σύστημα μπορεί να υπολογίσει το ενδιαφέρον, να συντάξει την ειδοποίηση και να δείξει το ίχνος αποδεικτικών στοιχείων. Ένα επώνυμο άτομο το υπογράφει. Αυτό είναι το ίδιο όριο που έριξα στην προηγούμενη εξουσιοδότηση: το μοντέλο μπορεί να προετοιμάσει την ανεπιθύμητη ενέργεια και δεν πρέπει ποτέ να είναι ο δημιουργός της.

Εμπορικές αποφάσεις σχετικά με μια σχέση. Παρακράτηση πίστωσης, όροι επαναδιαπραγμάτευσης, διαγραφή υπολοίπου για διατήρηση λογαριασμού. Αυτά διαπραγματεύονται μετρητά έναντι μιας σχέσης και η συναλλαγή δεν είναι ορατή στα δεδομένα εισπρακτέων.

Οτιδήποτε σκοράρει έναν άνθρωπο. Εδώ η γραμμή είναι νόμιμη και είναι εύκολο να περάσει τυχαία. Το παράρτημα III του EU AI Act ταξινομεί τα συστήματα τεχνητής νοημοσύνης «που προορίζονται να χρησιμοποιηθούν για την αξιολόγηση της πιστοληπτικής ικανότητας φυσικών προσώπων ή τον καθορισμό της πιστωτικής τους βαθμολογίας» ως υψηλού κινδύνου, με διαχωρισμό μόνο για τον εντοπισμό απάτης. Η βαθμολόγηση της συμπεριφοράς πληρωμής μιας εταιρείας περιορισμένης ευθύνης είναι έξω από αυτό. Η βαθμολογία ενός ατομικού επαγγελματία ή ενός ελεύθερου επαγγελματία δεν είναι: είναι φυσικά πρόσωπα. Ένα εργαλείο εισπράξεων που προσθέτει αθόρυβα μια “βαθμολογία κινδύνου πελάτη” και την εφαρμόζει σε μια πελατειακή βάση που περιλαμβάνει άτομα, άλλαξε ρυθμιστική κατηγορία χωρίς κανείς να καταθέσει εισιτήριο. Διατηρήστε τα σήματα συμπεριφοράς συνδεδεμένα στα τιμολόγια και τους λογαριασμούς και εάν χρειάζεται πραγματικά μια βαθμολογία ατόμων, αντιμετωπίστε το ως σύστημα υψηλού κινδύνου και δημιουργήστε το ως ένα. Η ίδια λογική διατρέχει πώς θα έμοιαζε μια ροή εργασίας συμμόρφωσης με τεχνητή νοημοσύνη.

Αξίζει να σημειωθεί από τη ρυθμιστική πλευρά: η Ευρωπαϊκή Επιτροπή πρότεινε το 2023 να αντικατασταθεί η οδηγία με έναν κανονισμό που περιορίζει τους όρους πληρωμής σε 30 ημέρες και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο υιοθέτησε μια θέση τον Απρίλιο του 2024. Έκτοτε, ο φάκελος αποκλείστηκε στο Συμβούλιο. Όποιος κωδικοποιεί έναν κανόνα 30 ημερών σήμερα κωδικοποιεί μια πρόταση, όχι έναν νόμο.

Πότε αυτή η υλοποίηση δεν είναι κατάλληλη

Παραλείψτε το εάν οι απαιτήσεις σας συγκεντρώνονται σε λίγους πελάτες. Δώδεκα λογαριασμοί δεν χρειάζονται ταξινομητή. χρειάζονται κάποιον που τους ξέρει για να κάνει δώδεκα τηλεφωνήματα.

Παραλείψτε το εάν οι λόγοι μη πληρωμής δεν είναι ανακτήσιμοι από οποιοδήποτε σύστημα έχετε. Εάν τα τιμολόγια αμφισβητούνται μέσω τηλεφώνου και δεν έχει γραφτεί τίποτα, ο ταξινομητής δεν έχει τίποτα να διαβάσει και δημιουργείτε ένα έργο συλλογής δεδομένων ψυχρής εκκίνησης φορώντας μια στολή τεχνητής νοημοσύνης. Διορθώστε πρώτα την εγγραφή.

Παραλείψτε το εάν το πραγματικό πρόβλημα είναι ανάντη. Εάν τα τιμολόγιά σας είναι συχνά λανθασμένα, καθυστερημένα ή αποστέλλονται σε λάθος οντότητα, ένα σύστημα είσπραξης θα ανακαλύψει πολύ αποτελεσματικά αυτό το γεγονός και στη συνέχεια δεν θα έχει τίποτα χρήσιμο να κάνει γι’ αυτό. Αυτή είναι η λειτουργία αποτυχίας που περιέγραψα στο γιατί συνήθως αποτυγχάνει η προσθήκη ενός πράκτορα AI σε μια σπασμένη ροή εργασίας, η διαδικασία ήταν ήδη το πρόβλημα.

Και παραλείψτε το εάν το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα είναι μεγαλύτερη πίεση. Η αυτοματοποιημένη πίεση που ασκείται στους πελάτες που οι ίδιοι περιμένουν να πληρωθούν είναι ο τρόπος με τον οποίο διαδίδεται το χάσμα: το 62 τοις εκατό των επιχειρήσεων στην έρευνα της Intrum είπε ότι οι καθυστερήσεις στη λήψη πληρωμών τις κάνουν να πληρώνουν καθυστερημένα τους προμηθευτές τους.

Περίληψη

Αυτό είναι ένα σχεδιασμένο σύστημα, δεν έχω αναπτύξει εγώ. Παραμένει έτσι έως ότου κάποιος που έχει ένα πραγματικό καθολικό φορτώνει δώδεκα μήνες τιμολόγια, διαφωνίες και τραπεζικές γραμμές και μου δείχνει σε ποια από τις έξι καταστάσεις μου αρνούνται να χωρέσουν οι ακατάστατες θήκες.

Αλλά η αρχή του σχεδιασμού ισχύει ανεξάρτητα από την κατασκευή. Ένα σύστημα είσπραξης που αντιμετωπίζει τις “εκπρόθεσμες” ως μια ενιαία προϋπόθεση θα στέλνει υπενθυμίσεις σε διαφωνίες για πάντα και θα γίνεται πιο γρήγορο σε αυτό κάθε χρόνο. Η χρήσιμη ερώτηση δεν είναι πόσο γρήγορα μπορείτε να κυνηγήσετε ένα τιμολόγιο. Είναι αν κάτι στη στοίβα σας γνωρίζει γιατί το τιμολόγιο είναι ακόμα ανοιχτό και αν η απάντηση είναι μόνο η μνήμη ενός ατόμου, αυτό είναι το σύστημα που πρέπει να δημιουργήσετε πρώτα.